آموزش: مديريت پروژه به كمك نمودار گانت

نمودار گانت يكي از محبوب‌ترين و مؤثرترين روش‌هاي مديريت پروژه است كه روند پيشروي فعاليت‌ها، برنامه‌ها و حتي حوادث را در طول زماني مشخص به نمايش مي‌گذارد.

در نمودار گانت يا گانت چارت، در سمت چپ نمودار مجموعه‌اي از فعاليت‌ها نوشته مي‌شود و روبروي هر كدام نواري وجود دارد كه زمان شروع و پايان پروژه را مشخص مي‌كند. پس از هربار نگاه كردن به نمودار گانت موارد زير را مشاهده مي‌شود:

• ليست فعاليت‌هاي مختلف
• زمان شروع و پايان هر فعاليت
• مدت زمان سپري‌شده
• همپوشاني زماني فعاليت‌هاي مختلف

درواقع نمودار گانت به شما نشان مي‌دهد كه در چه زماني چه كاري بايد انجام شود.

تاريخچه‌ي نمودار گانت

نخستين نمودار گانت در اواسط دهه‌ي ۱۸۹۰ توسط كارول آدامايكي، مهندسي لهستاني كه در جنوب لهستان كار فولادسازي انجام مي‌داد و علاقه‌مند به ايده‌ها و تكنيك‌هاي مديريت بود، ابداع شد. حدود ۱۵ سال پس از او، هنري گانتيك مهندس آمريكايي و مشاور مديريت پروژه، نسخه‌ي خود از اين نمودار را طراحي كرد و اين نمونه‌ي شخصي به‌طور گسترده‌اي در كشورهاي غربي شناخته و محبوب شد. نام اين نمودار نيز برگرفته از ابداع‌كننده‌ي آن است.

در ابتدا نمودارهاي گانت به‌صورت دست‌نويس آماده مي‌شدند و با توجه به اينكه تغييرات مداوم در بسياري از پروژه‌ها امري عادي است، هر بار لازم بود در طرح نمودارها نيز اصلاح يا تجديد نظر صورت گيرد كه اين محدوديت، كيفيت نمودار را كاهش مي‌داد. البته امروزه به دليل ظهور كامپيوتر و نرم‌افزارهاي مديريتي، اين مشكل برطرف شده و ترسيم، بروزرساني و چاپ نمودار گانت به‌راحتي امكان پذير است.

برنامه‌ريزي و زمان‌بندي در پروژه‌هاي تيمي

براي انجام دادن يك پروژه و رساندن آن به موفقيت، لازم است كه موارد زيادي كنترل و مديريت شوند. اگر بعضي موارد از قلم بيفتند يا به درستي پيش نروند، بر نتيجه‌ي كلي اثر سوء خواهند داشت و هزينه‌هايي براي شما به جاي خواهند گذاشت. به همين دليل مهم است كه تمامي مراحل لازم براي اجراي يك پروژه را همزمان تحت نظر بگيريد و به‌طور منظم آن‌ها را دنبال كنيد. نمودارهاي گانت امكان مرور سريع و بصري روند يك پروژه را فراهم مي‌كنند تا وظايف در زمان معين به انجام برسند. براي آموزش ترسيم اين نمودار و سازمان‌دهي پروژه‌ها و تيم كاري‌تان همراه ما باشيد.

نحوه‌ي ترسيم نمودار گانت

مرحله‌ي اول: شناسايي وظايف اصلي

براي بالا بردن كارايي اين نمودار لازم است كه مراحل مربوط به يك پروژه را ليست كنيد. سپس براي هر وظيفه تاريخ شروع، مدت زمان لازم و تاريخ پايان مشخص كنيد.

براي مثال: شركت شما تصميم به برگزاري برنامه‌اي آموزشي در رابطه با مديريت كسب‌وكار دارد و شما مدير اين پروژه هستيد. براي انجام اين مسئوليت قطعا به يك نمودار گانت احتياج داريد كه تمامي مراحل كار را سازماندهي كند. در قدم اول تمامي وظايف لازم را با مدت‌زمان معين تخمين مي‌زنيد.

مرحله دوم: شناسايي رابطه‌ي بين وظايف

زماني كه به ليستتان نگاه مي‌كنيد، بايد بدانيد كه رابطه‌ي بين وظايف مختلف چيست. آيا مراحل را مي‌توان باهم پيش برد يا مرحله‌ي بعدي ملزم به تكميل مراحل قبل است؟ وظايف به دو دسته‌ي «متوالي» و «موازي» تقسيم مي‌شوند كه مي‌توانيد با توجه به نوع پروژه، وظايف را بر طبق اولويت‌بندي، به‌صورت پراكنده و حتي موازي پيش ببريد. نكته‌ي مهم اين است كه وضعيت اجرايي‌ هر پروژه را تعيين كنيد. سپس نموداري داريد كه وضعيت لحظه به لحظه را برايتان ثبت مي‌كند.

در ارتباط بين وظايف، ۴ حالت وجود دارد:

• حالت Finish-Startا(FS): در اين ارتباط لازم است وظيفه‌ي قبلي تمام شود تا بتوانيم مرحله‌ي بعد را آغاز كنيم.
• حالت Start-Startا(SS): در اين حالت نمي‌توانيم وظيفه‌ي جديد را شروع كنيم مگر اينكه وظيفه‌ي قبلي را آغاز كرده باشيم.
• حالت Finish-Finishا(FF): قبل از پايان دادن به وظيفه‌ي قبلي، اجازه‌ي پايان پروژه‌ي جديد وجود ندارد.
• حالت Start-Finishا(SF): قبل از شروع پروژه‌ي قبلي اجازه‌ي پايان دادن به پروژه‌ي جديد را نداريم. كه اين حالت بسيار نادراست.

مرحله سوم: انتقال اطلاعات نمودار به نرم‌افزار

اگر نمودار خود را به‌صورت دستي يادداشت كرده‌ايد، حال وقت آن است كه اطلاعاتتان را به نرم‌افزارهاي مديريتي گانت وارد كنيد. برخي از اين ابزارها به‌صورت آنلاين در اختيار تمام اعضاي تيم قرار مي‌گيرند و مي‌توانند شاهد روند پيشروي كار باشند.

مرحله‌ي چهارم: بروزرساني نمودار

همانطور كه پروژه پيش مي‌رود، از اعمال تغييرات و نمايش روند كار روي نمودار غافل نشويد تا بتوانيد ذهن خود را منسجم نگه داريد و تيم كاري‌تان را به انجام وظايف، اهداف و برنامه‌ها پايبند كنيد.

ترسيم نمودار گانت در اكسل

در اين قسمت به شما نحوه‌ي ترسيم نمودار گانت در اكسل را آموزش مي‌دهم؛ البته لازم به ذكر است كه نرم‌افزارهاي مديريتي بسياري وجود دارند كه اين ترسيم را آسان كرده‌اند.

۱- قدم اول همان نوشتن وظايف يك پروژه، با تاريخ شروع، مدت زمان سپري‌شده و تاريخ پايان درون جدولي در محيط اكسل است. (به شكل زير)

۲- قدم دوم ايجاد يك نمودار نواري است. به اين صورت كه در منوي بالاي اكسل، Insert را انتخاب و سپس روي نمودار نواري كليك مي‌كنيد. هنگامي كه منوي كشويي ظاهر شد، نواري كه در عكس پايين مي‌بينيد انتخاب مي‌كنيد. با اين انتخاب يك نمودار خالي روي صفحه نشان داده مي‌شود.

۳- در اين مرحله، روي نمودار خالي قرار كليك راست كنيد. سپس Select Data را برگزينيد تا پنجره‌ي منبع ظاهر شود. دربخش Legend Entries روي add كليك كنيد تا به پنجره‌ي Edit Series هدايت شويد. 

۴- در اين صفحه مي‌توانيد مراحل مختلف پروژه‌ي خود را وارد نمودار كنيد. كافي است روي بخش خالي Series name كليك كنيد و با موس نام مورد نظرتان را از جدول اوليه‌تان انتخاب كنيد. نامي را كه انتخاب كرديد، به‌صورت كدهاي خاص وارد نمودار مي‌شود. (دو كادر قرمزرنگي كه در عكس زير مي‌بينيد)  

۵- براي وارد كردن تاريخ‌ها مطابق عكس زير روي آيكون كوچك Series values كليك كنيد، سپس با موس تمامي تاريخ‌هاي ستون مورد نظر را از بالا تا پايين انتخاب كنيد كه منجر به كپي شدن تاريخ‌ها در كادر مورد نظر مي‌شود.

۶- پس از اينكه تاريخ‌هاي سه ستون را در نمودار وارد كرديد، تصويري مشابه شكل زير به دست مي‌آيد. در اين تصوير در كنار هر ستون به جاي نام هر فعاليت، اعدادي نوشته شده است. به منظور تغيير اين اعداد و جايگزين كردن عنوان فعاليت‌ها، عمليات مرحله بعد را انجام دهيد.

۷- روي نمودار كليك راست كنيد و وارد بخش Edit Series شويد. در اين بخش تمام ستون‌هاي نمودار را در سمت راست انتخاب كنيد و بخش Edit را در همان سمت راست بفشاريد. با فشردن آن وارد كادري مي‌شويد كه در عكس مشخص است. در اين حالت مي‌توانيد نام تمامي فعاليت‌ها را با موس انتخاب كنيد و تأييد را بزنيد. 

۸- نمودار نهايي شما به اين شكل ارائه مي‌شود.

نرم‌افزار MindView

علاوه بر ترسيم نمودار گانت به‌صورت دستي و در محيط اكسل، نرم‌افزارهاي بسياري نيز ترسيم نمودار را آسان كرده‌اند كه در اين بخش شما را با يك نمونه از اين نرم‌افزارها آشنا مي‌كنيم.

اگر به دنبال برنامه‌اي آسان براي ترسيم نمودار گانت هستيد اين برنامه در اختيار شما است. MindView به شما اجازه مي دهد به‌سرعت و به‌آساني نمودارهاي گانت را بر اساس برنامه زماني معين ايجاد و آن را با Microsoft Project ادغام كنيد. مديريت پروژه با اين نرم‌افزار سريع، آسان و مقرون به صرفه است. در اين برنامه مي‌توانيد اطلاعات كاري‌ را با همكارانتان به اشتراك بگذاريد، آنچه در ذهنتان وجود دارد را ترسيم كنيد و دامنه‌ي پروژه‌ها، برنامه‌ها و پيشروي كار و وضعيت بودجه را ضبط كنيد و به‌صورت بصري ارائه دهيد. شما چه نرم‌افزارهاي ديگري براي ترسيم نمودار گانت و مديريت پروژه مي‌شناسيد؟