اتوماسيون مي‌تواند در ايجاد نظم كارهاي غير ضروري مؤثر باشد و از هدر دادن وقتتان جلوگيري كند. مي‌توانيد با اضافه كردن ابزارهايي به صندوق ورودي خود، كارهايي جزئي را با دردسر كمتري انجام دهيد.
بومرنگ يكي از اين ابزارهاي اتوماسيون است. اين افزونه، يك ابزار مديريت وظيفه براي صندوق ورودي است و به شما اين امكان را مي‌دهد كه ايميل‌هاي خود را براي ارسال در يك ساعت خاص، زمان‌بندي كنيد.
براي كاهش ترافيك ورودي ايميل خود مي‌توانيد از ابزارهاي لغو اشتراك خودكار استفاده كنيد. به كمك اين ابزار ديگر نيازي نيست كه در هر ايميل به دنبال گزينه لغو اشتراك بگرديد و مي‌توانيد تنها با اضافه كردن ابزارهاي UnListr برايOutlook و Unsubscribe Button براي كروم، اشتراك‌هاي ايميلي خود را لغو كنيد.
ابزار اتوماسيون ديگري كه مي‌تواند براي مديريت ايميل‌ها به شما كمك كند، ميكس‌مكس (MixMax) است. اين ابزار امكاناتي از قبيل زمان‌بندي فوري، رهگيري و نظرسنجي را به حساب كاربري ايميل شما اضافه مي‌كند. همانند بومرنگ، ميكس‌مكس اين امكان را به شما مي‌دهد كه ايميل‌هاي خود را براي ارسال در آينده زمان‌بندي كند. علاوه بر اين مي‌توانيد با ادغام اين ابزار با پلتفرم سيلزفورس (Salesforce) بخش مديريت ارتباط با مشتري كسب‌وكار خود را ارتقاء دهيد.
ريتم‌سازي
براي بررسي ايميل‌هاي خود يك رويه تنظيم و آن را با قدرت اجرا كنيد. كارشناس‌ها بر اين باور هستند كه نبايد روز كاري را با بررسي ايميل‌ها شروع كرد. آن‌ها معتقدند غرق شدن در ايميل‌ها در ابتداي ورود به محل كار، باعث كاهش تمركز مي‌شود و ذهن شما را به وظايف بي‌اهميت معطوف مي‌كند.
نشريه هاروارد بيزينس ريويو هم بر اين نكته صحه مي‌گذارد. در يكي از نسخه‌هاي اين مجله معتبر آمده است:
بررسي ايميل به‌عنوان اولين وظيفه در شروع روز كاري، فرصت استفاده از ذهن در بالاترين ظرفيت ممكن آن را به هدر مي‌دهد. بنابراين بهتر است پس از رسيدن به محل كار، ۳۰ دقيقه يا حتي يك ساعت صبر كنيد و سپس سراغ ايميل‌هاي خود برويد.
هنگام بررسي ايميل‌ها مي‌توانيد براي مديريت نامه‌هاي دريافتي و ارسالي خود در طول روز برنامه‌اي تنظيم كنيد. يك راه براي انجام اين كار، غير فعال كردن اعلان‌هاي ايميل و بررسي تمامي مكاتبات به‌صورت يكجا است. در واقع وقتي اجازه دهيد نامه‌هاي شما تجميع شوند و به بررسي يك‌باره آن‌ها بپردازيد، اولويت‌بندي و رسيدگي به آن‌ها برايتان بسيار ساده‌تر خواهد شد.
سازمان‌دهي به كمك يكپارچه‌سازي
مانند اتوماسيون، يكپارچه‌سازي هم مي‌تواند فرآيند پردازش ايميل‌ها را براي شما ساده كند. با ادغام اپليكيشن‌هايي از قبيل ToutApp و Sidekick با ايميل‌هاي گروه‌هاي كاري فروش و خدمات مشتركين، مي‌توان برخي شاخص‌هاي كليدي را ارتقاء داد، كمپين‌هاي تبليغاتي بهتري اجرا كرد و در نهايت به اهداف پيش‌بيني شده دست يافت. در واقع، يكپارچه‌سازي، روشي بي‌نظير براي افزودن شفافيت به ايميل است. اپليكيشن ToutApp پا را حتي فراتر از اين مي‌گذارد و به شما اين امكان را مي‌دهد كه وظايف خود را به‌صورت يكجا به‌روزرساني و تمامي وظايف مرتبط با كمپين‌هاي خود را مشاهده كنيد. بهتر است ايميل‌هايي را كه به وقت و توجه بيشتر نياز دارند از بقيه جدا كنيد و دقيق‌تر به بررسي آن‌ها بپردازيد.
ارتقاء سبك ارتباطي
اكنون كه توانستيد تمامي توصيه‌هاي بالا را اجرا كنيد، چگونه مي‌توانيد مطمئن شويد كه ايميل‌هاي شما خوانده مي‌شوند؟ پيش از هر چيز بهتر است ايميل‌هاي خود را خلاصه و مختصر بنويسيد و تنها به ذكر اطلاعات مهم بسنده كنيد. سعي كنيد به ايميل‌ها به‌صورت جمع‌وجور و ساده پاسخ بدهيد. وقتي كه مي‌خواهيد يك ايميل را فوروارد كنيد يا به آن پاسخ بدهيد، سعي كنيد در سه خط يا كمتر منظور خود را برسانيد. بهتر است از جملات كوتاه استفاده كنيد و از غلط‌هاي املايي يا نگارشي فاصله بگيريد تا اعتبار شما خدشه‌دار نشود.
در نهايت توصيه مي‌شود كه از قانون يك كليك استفاده كنيد. اين قانون مي‌گويد مي‌توان باز كردن يك ايميل، پاسخ دادن به آن، پاك كردن، فوروارد كردن يا حتي فرستادن آن به آرشيو را تنها با يك كليك انجام داد. فراموش نكنيد زماني كه در حال نگارش ايميل هستيد، به‌طور شفاف بيان كنيد كه چه انتظاري از گيرنده آن داريد.
دانلود آهنگ جديد مهدي احمدوند به نام خلسه
دانلود آلبوم اوردوز ۳
دانلود آهنگ جديد بهنام باني به نام تويي انتخابم
دانلود آهنگ جديد سينا شعبانخاني به نام هيس